REGLAMENTOS DE LOS COMITES | cooperativa copeinca

REGLAMENTOS DE LOS COMITÉS

DE LA COOPERATIVA MULTIACTIVA DE PROFESORES Y EMPLEADOS DEL INSTITUTO TECNICO INDUSTRIAL ANTONIO JOSE CAMACHO DE CALI

“COPEINCA”

REGLAMENTOS DE:

COMITÉ DE CRÉDITO.

COMITÉ DE EDUCACIÓN.

COMITÉ SOCIAL Y DE RECREACIÓN.

COMITÉ DE SOLIDARIDAD Y VIVIENDA.

COMITÉ EVALUADOR DE CARTERA DE CRÉDITOS.

JUNTA DE VIGILANCIA

Los presentes reglamentos fueron presentadosy estudiados ensesiones de Consejo de Administración del Sábado 12 de Septiembre de 2.015, Acta No. 260 y Viernes 23 de Octubre de 2.015, Acta No. 261 y aprobados en esta última.

FABIO SOLIS HERNANDEZ ANA MILENA GONZALEZ

Presidente Secretaria

REGLAMENTO COMITÉ DE CRÉDITO

El consejo de Administración de la COOPERATIVA COPEINCA, en uso de las atribuciones que le confieren las leyes y los Estatutos, y CONSIDERANDO:

Que es de su competencia aprobar el reglamento interno que debe servir como instrumento del Comité de Crédito para regular su funcionamiento y las relaciones de éste con los asociados, con los demás organismos de la entidad y la de los miembros de este comité entre sí.
Que es necesario establecer normas y procedimientos que regulen la actividad del Comité de Crédito como órgano asesor del Consejo de Administración, con el fin de facilitar el cumplimiento de sus funciones bajo parámetros de organización, coordinación, control y evaluación constante, así como para contribuir al desarrollo de una gestión administrativa transparente, eficiente, eficaz y participativa.
Que forma parte de la cultura organizacional de la COOPERATIVA MULTIACTIVA “COPEINCA” la definición, difusión y aplicación de todos los elementos que contribuyan a fortalecer la identidad institucional, la seguridad y el buen servicio a los asociados y la comunidad, ACUERDA adoptar el presente reglamento del comité de crédito, como instrumento que contiene los procedimientos para su constitución y funciones

CAPITULO l

DEFINICIÓN, INTEGRACIÓN, INSTALACIÓN Y OBJETIVO

ARTÍCULO 1. Definición. El comité de crédito es el órgano que se encarga de poner en práctica las normas y procedimientos que han de servir para regular las actividades de crédito, las relaciones entre sus miembros y las que debe mantener con otros órganos de COPEINCA, con los asociados y público en general.

ARTÍCULO 2. Integración. El comité de crédito estará integrado por un máximo de 6 miembros, tres principales y tres suplentes, seleccionados y nombrados por el consejo de administración de la cooperativa para un periodo de dos años, sin perjuicio de ser reelegido o removido libremente en cualquier momento por dicho organismo.

El comité de crédito nombrará un coordinador y un secretario entre sus miembros.

ARTÍCULO 3. Instalación del comité. El Comité de Crédito se instalará tan pronto como hayan sido nombrados por el consejo de administración. Su periodo comienza en la fecha de la instalación de su primera reunión y termina cuando se produzca la designación del nuevo comité.

ARTÍCULO 4. Objetivo. El objetivo del presente reglamento, es fijar las pautas relacionadas con el funcionamiento del comité de crédito para su normal desarrollo, que permita obtener total transparencia en el estudio y aprobación de las solicitudes de créditos de libre inversión de los asociados de la cooperativa COPEINCA.

CAPITULO ll

FUNCIONAMIENTO Y FUNCIONES

FUNCIONAMIENTO

ARTÍCULO 5. Reuniones. El Comité de Crédito celebrará reuniones ordinarias una vez por semana; siempre y cuando haya solicitudes de créditos de los asociados pendientes por estudiar. También podrá celebrar reuniones extraordinarias cuantas veces sea necesario, si se presentan hechos o situaciones cuyo tratamiento o solución no puedan dar espera hasta la reunión ordinaria siguiente, teniendo en cuenta siempre, la prestación oportuna del servicio de crédito.

El Comité puede realizar reuniones virtuales haciendo uso de los recursos de las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) y sus decisiones tendrán validez igual a las presenciales, una vez se expida el acta respectiva.

ARTÍCULO 6. Convocatoria. La convocatoria a las reuniones del comité las hará su Coordinador, el representante legal o el presidente del consejo de administración.

ARTÍCULO 7. Quórum. El quórum para sesionar válidamente y para llegar a acuerdos o decisiones se conforma con la asistencia de sus (03) miembros.

ARTÍCULO 8. Decisiones, acuerdos y pronunciamientos. Por regla general, todas las decisiones, acuerdos o pronunciamientos del Comité de Crédito se tomarán en reunión de este organismo, con el quórum reglamentario; por unanimidad o por mayoría de votos, requiriendo en este caso de por lo menos dos votos.

ARTÍCULO 9. Constancia de actuaciones: De las reuniones ordinarias o extraordinarias del comité de crédito se dejará constancia por escrito en el acta respectiva. El Libro especial de Acta del Comité de Crédito deberá mantenerse dentro de las instalaciones de COOPEINCA, bajo el control del Comité o en quien se delegue y con las debidas medidas de conservación y protección.

ARTÍCULO 10. Las actas: Los contenidos mínimos reglamentarios para elaborar las actas son:

Número del acta, carácter de la reunión, lugar, fecha, hora de la reunión, orden del día, asistencia y quórum, desarrollo del orden del día, proposiciones y decisiones, fecha y hora de clausura, firma de los miembros del quórum reglamentario del comité. En la descripción del punto de desarrollo se deberá señalar los aspectos trascendentales que permitieron la aprobación, aplazamiento o no aprobación del crédito.

ARTÍCULO 11. Inducción, capacitación y actualización: Al menos una vez cada año el Comité de Crédito, realizará una jornada de estudio para todos sus integrantes, con el fin de lograr la instrucción y orientación sobre las técnicas necesarias para la evaluación de los criterios mínimos para la aprobación de créditos, sobre la función social del comité, las normas y procedimientos para su funcionamiento y las demás que se consideren indispensables para la prestación del servicio de crédito.

FUNCIONES

ARTÍCULO 12. Funciones: El Comité de Crédito debe cumplir la función principal de proyectar el uso de los recursos destinados para colocar entre los asociados a manera de crédito, de acuerdo con los criterios detallados en el reglamento de crédito, las que le correspondan de manera específica en virtud de disposiciones legales y aquellas que de manera ocasional le asigne el Consejo de Administración, siempre y cuando se refieran al fuero de sus labores y no correspondan a funciones propias ni a materias que sean de competencia de otros órganos de COPEINCA. En el cumplimiento de sus funciones, el Comité de Crédito actuará siempre con fundamento en criterios de investigación y valoración y sus observaciones o requerimientos debidamente documentados.

Son funciones del comité de crédito:

Verificar las solicitudes de crédito las cuales deben estar enumeradas en orden consecutivo de acuerdo con la fecha en que se recibió a fin de garantizar la absoluta imparcialidad en el otorgamiento de los créditos.
Estudiar y evaluar el riesgo crediticio de acuerdo con los criterios mínimos para la aprobación de los créditos. Entiéndase riesgo crediticio como el proceso que corresponde a la aplicación de medidas que permitan el conocimiento pleno del deudor actual y potencial, su capacidad de pago, solvencia, fuentes de pago, garantías ofrecidas, condiciones financieras del préstamo y las externalidades a las que puede estar expuesto.

Consultar el historial crediticio del asociado deudor y codeudor en la central de riesgo.
Aprobar, aplazar o rechazar, según sea el caso, las solicitudes de crédito de los asociados, de conformidad con el estatuto y el reglamento de crédito.

Entiéndase por:

Aprobar: Cuando la solicitud cumpla con todos los requisitos exigidos.

Aplazar: Cuando se presente alguna duda sobre la veracidad de los documentos soportes y/o cuando el Comité de Crédito solicite algún requerimiento adicional.

Rechazar: Cuando la solicitud no cumpla con los requisitos exigidos.

Sugerir la creación de líneas de crédito con determinaciones específicas cuando haya exceso de liquidez, producto de las operaciones efectuadas con recursos propios o externos, y exista la demanda de los mismos, los cuales serán creados para un tiempo determinado y bajo condiciones específicas. Contrario a lo anterior podrá sugerir la suspensión temporal de una línea de crédito cuando las condiciones económicas así lo exijan. En todo caso tales determinaciones serán aprobadas por el Consejo de Administración quien evaluará la propuesta presentada por el Comité de Crédito o la Gerencia y quedarán plasmadas en la respectiva acta.
Adoptar medidas que permitan dar un crédito oportuno a los asociados teniendo en cuenta el estado financiero de COPEINCA.
Estar siempre enterado de los estados financieros de COPEINCA para toma de decisiones.
Reunirse frecuentemente en la Oficina de COPEINCA de acuerdo con las solicitudes de crédito de los asociados para estudiarlas, para lo cual deberá vigilar en forma estricta el cumplimiento de las normas internas que en materia de crédito ha fijado COPEINCA, así como también las que por ajuste a la normatividad vigente en materia de crédito dicten las autoridades competentes y que por consecuencia el Consejo de Administración apruebe incorporar a los reglamentos.
Asesorar a la administración de COPEINCA para la toma de decisiones que permitan con base en el flujo de caja proyectado por la gerencia, el mejoramiento del crédito y los servicios prestados por COPEINCA.
Rendir un informe mensual al Consejo de Administración.
Levantar un acta de cada reunión dejando constancia de las decisiones tomadas y de los salvamentos de voto a que haya lugar.
Verificar la capacidad de descuento, la capacidad de pago, la solvencia del deudor y codeudor, las garantías y de la información proveniente de las centrales de riesgo, para emitir los juicios necesarios en la aprobación, aplazamiento o rechazo del crédito.

Hacer cumplir el Reglamento de Crédito y todas las políticas que sobre la materia tenga aprobada COPEINCA.

CAPITULO lll

FUNCIONES DEL COORDINADOR Y SECRETARIO DEL COMITÉ DE CRÉDITO

ARTÍCULO 13. Son funciones del coordinador del comité de crédito:

Realizar las convocatorias a las reuniones del comité de crédito.
Presidir las reuniones del comité.
Elaborar un control de los créditos otorgados que contengan la información de los mismos por línea, por mes, por montos y nombres de codeudores solidarios.
Verificar que se cumplan las normas de este reglamento, así como los acuerdos del consejo de administración en lo concerniente a políticas crediticias.
Presentar los informes en las reuniones del consejo de administración y en la asamblea general de asociados.

ARTÍCULO 14. Son funciones del secretario del comité de crédito:

Dar lectura de correspondencia llegada al comité.
Informar de las solicitudes de crédito presentadas, previa revisión de que estén debidamente diligenciadas.
Elaborar las actas de las reuniones del comité y estar atento a la firma de los integrantes asistentes.
Mantener registro y guardar en el archivo destinado para tal fin, las actas del comité.

CAPITULO lV

PERFIL DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ DE CRÉDITO

ARTÍCULO 15. Para que un asociado pertenezca al comité de crédito, debe cumplir con las siguientes condiciones:

Ser asociado de la cooperativa COPEINCA con un mínimo de 6 meses de antigüedad.
Gozar de buena moralidad comercial y financiera.
No registrar antecedentes judiciales.
No tener parentesco hasta el tercer grado de consanguinidad, segundo de afinidad y único civil con empleados o funcionarios de la cooperativa COPEINCA, con miembros del consejo de administración o integrantes del comité de control social.
Permanecer al día en sus obligaciones económicas con la cooperativa COPEINCA.
Acreditar curso básico de economía solidaria de veinte (20) horas o estar dispuesto a recibirla en los dos (2) meses siguientes a su designación.

CAPITULO V

DISPOSICIONES REGLAMENTARIAS PARA PRÉSTAMOS DE LIBRE INVERSIÓN

ARTÍCULO 16. El préstamo de libre inversión es un servicio que la cooperativa brinda a sus asociados para contribuir con el mejoramiento de su calidad de vida, por lo tanto se reserva el derecho de otorgarlo.

ARTÍCULO 17. El comité de crédito estudiará y evaluará el riesgo crediticio de acuerdo con los criterios mínimos para la aprobación de los créditos.

ARTÍCULO 18. El comité de crédito no está obligado a dar aprobación a ninguna solicitud de préstamo extraordinario sin previo estudio del destino del crédito a otorgar al asociado y de la situación crediticia del mismo con la cooperativa.

ARTÍCULO 19. El asociado interesado debe presentar ante el comité de crédito, su solicitud de préstamo extraordinario, previo el diligenciamiento completo de un formato destinado para tal fin, del cual puede proveerse en la secretaria de la cooperativa y debe radicar dicha solicitud en secretaria, mínimo dos días antes de la reunión del comité.

ARTÍCULO 20. El comité de crédito recibirá de la secretaria, la información pertinente del asociado solicitante y de los codeudores solidarios, incluida la de central de riesgo, verificará conjuntamente con el gerente, la capacidad económica de la cooperativa para poder disponer de la concesión de los préstamos, así como de la situación en la que se encuentre el asociado solicitante respecto de las obligaciones adquiridas con la cooperativa.

ARTÍCULO 21. Un crédito será aprobado o no aprobado, por mayoría absoluta de los asistentes del comité.

ARTÍCULO 22. Un asociado podrá ser codeudor solidario hasta de dos créditos diferentes al suyo.

ARTÍCULO 23. Para proceder al estudio de cualquier solicitud de préstamo extraordinario, se tendrán en cuenta las siguientes prioridades en su orden:

Reparaciones locativas.
Inversión en proyectos productivos.
Adquisición de bienes raíces, como inversión.
Adquisición de vehículo.
Libre inversión.

ARTÍCULO 24. El comité de crédito direccionará hacia el comité de solidaridad y vivienda, las solicitudes que correspondan a dicho comité.

ARTÍCULO 25. El asociado debe presentar constancias, contratos, cotizaciones, proyectos, presupuestos, etc, para justificar su solicitud.

ARTÍCULO 26. Las solicitudes presentadas por los miembros principales del consejo de administración, serán llevadas al mismo para su aprobación.

ARTÍCULO 27. Los pagarés, documentos garantía para la cooperativa, serán respaldados por dos codeudores solidarios en las siguientes condiciones:

Si es asociado, jubilado o empleado del municipio, debe respaldar su compromiso con la fotocopia de sus dos últimos comprobantes de pago recibidos.
Si es asociado y no empleado del municipio, debe, además de los comprobantes de pago, demostrar que es propietario de un bien raíz, avaluado por un valor superior al crédito a otorgar.
De igual manera al anterior, ocurre con el codeudor que no sea asociado.

ARTÍCULO 16. Los pagarés será firmados por el solicitante y por los codeudores solidarios, luego de aprobado el crédito.

ARTÍCULO 17. Todo asociado podrá solicitar un préstamo extraordinario recogiendo deuda, siempre y cuando tenga cancelado el 50% de los compromisos adquiridos anteriormente, no haya presentado mora en la cancelación de sus obligaciones y la tasa de interés de los prestamos anteriores sea inferior o igual a la que sería aplicada en el nuevo préstamo solicitado.

REGLAMENTO DEL COMITÉ DE EDUCACIÓN

JUSTIFICACIÓN

Para su adecuada organización y su correcto funcionamiento, el Comité de Educación debe contar con el valioso y obligatorio instrumento denominado Reglamento Interno Del Comité De Educación, el cual debe estar armonizado con las normas que establece la Ley Cooperativa y los propios Estatutos vigentes de la Cooperativa.
Es competencia del Consejo de Administración aprobar el Reglamento Interno que debe servir como instrumento del Comité de Educación para regular su funcionamiento:

De acuerdo con los Artículos: 150-151 y 152 del Capítulo XIV de los Estatutos de la Cooperativa, sobre conformación de los diferentes comités, se presenta el siguiente reglamento para estudio y aprobación del Consejo de Administración.

CAPITULO I

OBJETO Y CONFORMACIÓN DEL COMITÉ.

Artículo 1. OBJETO: El Comité de Educación tendrá a su cargo el proceso de planeación, de organización y ejecución de los programas de Educación Cooperativa, siguiendo los lineamientos trazados por la Asamblea General, el Consejo de Administración y la Supersolidaria para los asociados y su grupo familiar.

Artículo 2. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ: La Cooperativa tendrá un Comité de Educación integrado por tres (3) miembros principales con sus suplentes numéricos, elegidos dentro de los asociados hábiles por el Consejo de Administración, para un período igual al suyo.

Parágrafo: Dentro de los tres (3) miembros principales, al menos uno será integrante principal del Consejo de Administración y oficiará como Coordinador del Comité.

CAPITULO II

CARGOS Y FUNCIONES

Artículo 3. CARGOS: En la primera reunión de instalación del Comité de Educación, se designará de sus integrantes un Coordinador y un Secretario.

En el acto de instalación, se desarrollará el siguiente temario:

Presentación de cada uno de los integrantes con fines de conocimiento interpersonal, la cual se referirá a datos y rasgos personales, familiares, de formación y experiencia laboral, vinculación y participación con la Cooperativa y demás que sean útiles para el fin indicado.

Ilustración sobre el papel, las funciones y responsabilidad del Comité.

Acuerdo sobre el calendario de reuniones ordinarias para el periodo anual.

Artículo 4. FUNCIONES DEL COORDINADOR:

Dirigir todas las actividades del Comité de Educación.
Citar a las reuniones ordinarias y extraordinarias del Comité de Educación y establecer el orden del día para cada una.
Ordenar el pago de los gastos del Comité.
Presentar al Consejo de Administración el proyecto de Presupuesto Anual de ingresos y gastos del Comité de Educación.
Informar oportunamente a los demás miembros del Comité sobre decretos reglamentarios y las normas que dicte la Superintendencia de la Economía Solidaria con respecto a los Comités de Educación.
Firmar las Actas y la correspondencia que elabore el Comité de Educación y entregar copias al Consejo de Administración y a las entidades que lo requieran.
Rendir informe mensual al Consejo de Administración sobre la gestión del Comité de Educación.
Todas las demás funciones inherentes al cargo asignadas por el Consejo de administración o por el Comité.

Artículo 5. FUNCIONES DEL SECRETARIO:

Elaborar las Actas de las reuniones del Comité de Educación, en las que dejará constancia de todo lo actuado en cada reunión.
Firmar todos los documentos del Comité de Educación en conjunto con el Coordinador.

Enviar oportunamente la correspondencia del Comité de Educación.
Organizar el archivo del Comité en perfecto orden cronológico, por secciones de acuerdo con los sistemas y prácticas modernas.
Llevar los libros de Actas del Comité de Educación.
Todas las demás funciones inherentes al cargo asignadas por el Comité.

CAPITULO III

CONVOCATORIA Y CONCURRENCIA A REUNIONES

Artículo 6. CONVOCATORIA:

La convocatoria a sesiones ordinarias se hará por el coordinador del Comité una vez al mes. La convocatoria a sesiones extraordinarias las hará el Coordinador del Comité de Educación, el Gerente, el Presidente del Consejo de Administración, la Junta de Vigilancia o el Revisor Fiscal cuando se estime conveniente.

La convocatoria a sesiones tanto ordinarias como extraordinarias se hará con anticipación no inferior a cuarenta y ocho (48) horas fijando: fecha, hora, lugar y objetivo determinado.

En caso de que uno de los miembros principales no pueda a asistir, se convocará de inmediato al suplente numérico por medio de comunicación, a través del medio más adecuado.

Artículo 7. CONCURRENCIA A REUNIONES:

El quórum para deliberar y decidir en las reuniones del Comité se conforma con la asistencia de por lo menos dos (2) miembros principales del mismo.

Las decisiones del Comité de Educación, se tomarán con el voto favorable de por lo menos dos integrantes que oficien como principales en la reunión y de ellas se dejará constancia en el Acta debidamente diligenciada.

Será considerado como dimitente, todo miembro del Comité que, habiendo sido convocado faltaré a tres (3) sesiones consecutivas sin causa justificada. En tal caso el Comité declarará vacante el cargo y postulará un nuevo integrante con aprobación del Consejo de Administración.

CAPITULO IV

ACTIVIDADES Y BENEFICIARIOS

Artículo 8. ACTIVIDADES Y BENEFICIARIOS: Los recursos del fondo de Educación solamente podrán destinarse para actividades orientadas a la Educación y Capacitación de las siguientes personas:

Los Asociados, sus beneficiarios y los trabajadores de la Cooperativa en torno a la identidad, valores, principios, métodos y características del sector Solidario.
Los Administradores, el Representante legal y los trabajadores en la actividad económica, que constituye el objeto social de la Cooperativa y en la capacitación necesaria para una debida y eficiente administración de la entidad.
Los potenciales asociados y sus familiares en algún grado de consanguinidad, para los fines de promoción de los servicios y la afiliación de quienes puedan ser asociados.

Las actividades del Comité de Educación se desarrollarán en forma permanente, autónoma y en coordinación con el Gerente de la Cooperativa y el Consejo de Administración a quien rendirá informe de su labor mensual.

CAPITULO V

ADMINISTRACIÓN Y CONTROL

Artículo 9. El establecimiento de las directrices generales para las actividades educativas a desarrollar, estará a cargo de la Asamblea general y del Consejo de Administración. La ejecución de los programas educativos corresponderá al Comité de Educación con la colaboración del Gerente y de los demás trabajadores dentro de la órbita de sus respectivas competencias.

Artículo 10. LABORES A DESARROLLAR POR EL COMITÉ DE EDUCACIÓN PARA LA DEBIDA EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS:

Para la debida utilización de los recursos del Fondo de Educación, corresponderá a este Comité, adelantar las siguientes labores:

Organizar periódicamente campañas de fomento y educación Cooperativa para sus asociados y el público en general.
Programar para las directivas y asociados de la Cooperativa cursos de capacitación.
Mantener un órgano de difusión de la Cooperativa.
Colaborar con todas las campañas de promoción y fomento que la Superintendencia de la Economía Solidaria y otras entidades del sector programen, así como las orientadas al cuidado del medio ambiente.
Realizar periódicamente encuestas entre los asociados para conocer sus opiniones sobre aspectos sociales, económicos, administrativos y servicios de la Cooperativa para lograr un acercamiento del asociado hacia la misma y una participación activa en la vida de la Cooperativa.
Coordinar los proyectos educativos que se realicen por medio de Institutos Especializados.
Rendir informe mensual de sus actividades al Consejo de Administración y anualmente a la Asamblea General de Asociados.
Diseñar y ejecutar los programas de educación a partir de las directrices fijadas por la Asamblea General y el Consejo de Administración, en forma anual, para establecer el número de eventos a realizar, los contenidos y temas, la cobertura esperada, los desplazamientos y las instalaciones a utilizar con su respectivo presupuesto de gastos.

Parágrafo: Los programas de educación deberán propender tanto por el desarrollo social como por el empresarial de la Cooperativa, de sus asociados, sus directivos, sus trabajadores y sus potenciales asociados (PESEM).

Llevar a cabo, de manera permanente actividades de apoyo, colaboración y divulgación relacionadas con la prestación de los servicios, el cumplimiento de las normas y procedimientos de la cooperativa, tanto para los directivos, para los miembros de los comités, los asociados y los trabajadores, como para los potenciales asociados.
Realizar programas de Inducción Cooperativa para posibles nuevos asociados.
Estudiar conjuntamente con el Gerente las solicitudes de admisión de nuevos asociados y remitirlas al Consejo de Administración para su aprobación.
Participar en actividades artísticas y deportivas para los asociados y familiares programadas por la Cooperativa.
Realizar actividades culturales y pedagógicas dirigidas a los asociados y sus familiares.
Elaborar en forma anual un presupuesto de ingresos y egresos del Comité de Educación y presentarlo al Consejo de Administración. El Comité de Educación deberá atender las directrices de la Superintendencia de la Economía Solidaria relacionadas con pagos que puedan sufragarse con cargo al Fondo de Educación.

Según numeral 2.1.1 de la Circular Básica Contable y Financiera número 004 de 2008 dice entre otros apartes: El Fondo de Educación es un Fondo Pasivo Social de carácter agotable. En este se colocan los recursos económicos con destino a fortalecer el quinto principio Cooperativo orientado a brindar formación (Educación en Economía Solidaria con énfasis en los temas específicos de acuerdo con la naturaleza Jurídica de cada Organización, capacitación a sus Administradores en la Gestión Empresarial entre otros temas).

Con cargo al Fondo de Educación, sólo se podrán sufragar los siguientes gastos:

Cursos presenciales y/o a distancia, conferencias, mesas redondas, seminarios talleres y demás eventos colectivos que tengan por objetivo la formación o capacitación teórica y práctica de los asociados. Los gastos operativos relacionados con estas actividades.
Elaboración o compra de folletos, cartillas, libros, boletines, carteleras y demás publicaciones impresas que tengan por objetivo la formación, información y capacitación de sus lectores.
Elaboración o compra de medios audiovisuales, como cintas magnéticas de grabación, películas, software, cuyos contenidos tengan por objetivo la formación y capacitación de sus usuarios y la creación de páginas WEB destinadas a la capacitación sobre el tema de educación.
Investigaciones efectuadas con medios técnicos, científicos y personal idóneo que permitan el desarrollo de los fines educativos consagrados por la organización solidaria.
Adquisición de bienes muebles que tengan por objeto principal dotar a las organizaciones solidarias de los medios o instalaciones adecuadas para adelantar las actividades de educación.

Realizar el estudio de la documentación para la entrega de los Bonos Estudiantiles a los beneficiarios de los asociados.
Elaborar cada dos meses el boletín Noti-Copeinca.
Las demás que señalen los Estatutos, la Asamblea General y el Consejo de Administración, así como las que estén directamente relacionadas con dichas funciones y sean necesarias para el cabal cumplimiento de las mismas.

Artículo 11. CONTROL ADMINISTRATIVO, SOCIAL Y FISCAL:

El control Administrativo de la ejecución de los programas, estará a cargo en primera instancia por el Comité de Educación en coordinación con el Gerente y en segunda instancia, por el Consejo de Administración. El Control Social y el Fiscal estarán a cargo de la Junta de Vigilancia y del Revisor Fiscal respectivamente, dentro de la órbita de sus correspondientes competencias y de conformidad con sus atribuciones legales y Estatutarias.

CAPITULO VI

RECURSOS Y PRESUPUESTOS

Artículo 12. DISPOSICIÓN DE RECURSOS:

El Comité de Educación, dispondrá de los recursos humanos, financieros, materiales y técnicos para el cumplimiento de sus programas, de acuerdo con las partidas establecidas en los Estados Financieros Anuales y los asignados al Fondo de Educación del período respectivo; más las no utilizadas en vigencias anteriores. En especial el Fondo de Educación, se conformará con los siguientes recursos:

El porcentaje de los excedentes que para tal fin destine la Asamblea General.
El producto de eventos especiales que se realicen para obtener ingresos para el Fondo.
Los aprovechamientos obtenidos como producto de su propio desarrollo.
Los aportes o contribuciones de los asociados que en forma obligatoria o voluntaria, se establezcan para incrementar este Fondo.
Las donaciones y auxilios que se realicen por personas naturales y/o jurídicas con destino al incremento del Fondo de Educación.
Los demás recursos económicos que en forma oportuna y necesaria apropien la Asamblea General y el Consejo de Administración con destino a este Fondo.

Artículo 13. PRESUPUESTO Y DISEÑO DE PROGRAMAS:

Anualmente el Consejo de Administración, al estudiar el presupuesto de ingresos y gastos de la respectiva vigencia, asignará en coordinación con la Gerencia, las partidas globales que haya de destinarse para el Fondo de Educación, las cuales quedarán a disposición del Comité para atender los programas de Educación y capacitación y las diversas actividades que programen.

El Comité de Educación, efectuará la asignación detallada correspondiente y entregará al Consejo de Administración y al Gerente los programas y presupuestos respectivos para que sean ejecutados los recursos del Fondo de Educación, tanto en lo que se refiere a gastos e inversiones de carácter permanente, como en lo relacionado con infraestructura para la educación y dotación de los elementos materiales, humanos y técnicos.

Todos los Egresos que se proyecten con cargo al Fondo de Educación quedarán condicionados en su cuantía a la disponibilidad y existencia de los recursos que constituyan el Fondo.

Artículo 14. CONVENIOS Y ALIANZAS EXTRATEGICAS:

Para la realización de los programas de Educación y capacitación a desarrollar por la Cooperativa, podrán celebrarse convenios o realizarse alianzas estratégicas con otras entidades, con el objeto de poder prestar los servicios respectivos, así como servir de intermediario para los beneficiarios de los mismos, y en general, para maximizar y optimizar los recursos existentes.

Artículo 15. REQUISITOS Y DOCUMENTOS PARA APROBACION DE EROGACIONES:

Toda solicitud de auxilio, servicio o beneficio deberá presentarse a la secretaría de la Cooperativa, diligenciando en su totalidad el formato que se expida para tal fin, anexando los documentos que se soliciten según el caso. Aquellas solicitudes que cumplan los requisitos se radicarán y serán trasladas al Comité de Educación de manera inmediata, para darles el trámite correspondiente. El tiempo máximo para el trámite interno y respuesta para una solicitud, será de quince (15) días calendario. Los documentos que soporten la solicitud no deben tener expedición superior a cuarenta y cinco (45) días calendario.

Artículo 16. VIGENCIA:

El presente Reglamento fue aprobado por el Consejo de Administración en su sesión ordinaria del día 12 del mes de Septiembre del año 2.015 y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

El Comité de Educación conformado por: Javier Edgar Guerrero, Ana Milena González, Leticia Henao y Norha Castro Gutiérrez

REGLAMENTO DEL COMITÉ SOCIAL Y DE RECREACIÓN

El Comité Social y de Recreación creado por el Consejo de Administración y ratificado por la Asamblea General de asociados de la Cooperativa Multiactiva de empleados y profesores del Instituto Técnico Industrial Antonio José Camacho de Cali COPEINCA es una dependencia de la Cooperativa de acuerdo con los estatutos.

ARTÍCULO 1. OBJETIVOS DEL COMITÉ:

El Comité Social y de Recreación tendrá por objeto Programar y ejecutar todos los eventos de carácter social, recreativos, deportivos y turísticos para todos los asociados, su familia y/o personas invitadas de acuerdo a los reglamentos expedidos por el comité.

Propiciar actividades lúdico-recreativas y sociales que favorezcan la integración, unidad y sentido de pertenencia del asociado y sus familias con la Cooperativa.

ARTÍCULO 2. CONFORMACIÓN:

La Cooperativa tendrá un Comité Social y de Recreación integrado por tres (3) asociados principales y tres (3) suplentes nombrados por el Consejo de Administración por un periodo de dos (2) años

ARTÍCULO 3. FUNCIONES DEL COMITÉ:

Para alcanzar estos objetivos, el Comité Social y de Recreación realizara las siguientes funciones

Programar eventos de carácter Social y Recreativo
Programar eventos de Carácter Deportivo y Turístico
Elaborar el Presupuesto para cada evento programado, teniendo en cuenta costos, familiares de los asociados y sus invitados.
Elaborar y presentar ante el Consejo de Administración, el proyecto del presupuesto anual de ingresos y egresos del Comité
Atender las propuestas por parte del Consejo de Administración y/o asociados para los eventos no programados
Presentar al Consejo de Administración y a la Asamblea General, informe escrito de las actividades realizadas
Las demás funciones inherentes a su razón de ser, que le sean asignadas por la Asamblea General o el Consejo de Administración de la Cooperativa.
Programar y ejecutar, por lo menos una salida turística al año, que favorezca la integración de los asociados y sus familias. Para lo cual se podrá ofrecer una línea de crédito.

ARTÍCULO 4.ESTRUCTURA ORGANICA DEL COMITÉSOCIALY DE RECREACIÓN

El Comité de Social y de Recreación se instalara por derecho propio una vez recibida la comunicación de designación de sus seis (6) integrantes.
En la reunión de instalación, se designaran democráticamente los tres (3) principales y los tres (3) suplentes numéricos.
El Comité de Social y de Recreación designara un (1) Coordinador, elegido entre los tres (3) principales, y un (1) secretario, que podrá ser elegido entre todos los integrantes del Comité

ARTÍCULO 5. REUNIONES Y CONVOCATORIAS:

El Comité se reunirá ordinariamente una (1) vez al mes, y en forma extraordinaria cuando sea necesario o por convocatoria del Consejo de Administración, la Gerencia, y la Junta de Vigilancia o el Revisor Fiscal.
El quorum para deliberar y decidir en las reuniones del Comité se conforma con la asistencia de, por lo menos, dos (2) miembros principales.
El Comité puede realizar reuniones virtuales haciendo uso de los recurso de las Tecnologías de información y Comunicaciones (TIC) y sus decisiones tendrán validez igual a las presenciales, una vez se expida el acta respectiva
Las decisiones del Comité se tomaran con el voto favorable de por los menos dos (2) de los miembros que actúen como principales en la reunión y se dejara constancia en el acta debidamente diligenciada
Todos los miembros del Comité participantes de una reunión son corresponsables de las decisiones tomadas en ella.
Todo miembro del Comité, que habiendo sido debidamente convocado, faltare a tres (3) reuniones consecutivas sin causa justificada será considerado como dimitente

ARTÍCULO 6.FUNCIONES DEL COORDINADOR DEL COMITÉ:

Son funciones del coordinador del Comité:

Convocar y presidir la reuniones
Elaborar y someter a consideración el orden del día
Presentar al consejo de Administración los informes de las actividades del Comité
Coordinar las actividades del Comité
Presentar al Consejo de la Administración el presupuesto anual del Comité.
Firmar conjuntamente con el secretario las actas y comunicaciones oficiales del Comité.
Todas aquellas otras inherentes a la naturaleza de su cargo que le sean asignadas por el Comité y/o el Consejo de Administración

ARTÍCULO 7. FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL COMITÉ.

Son funciones del secretario del Comité:

Responder por el archivo del Comité.
Elaborar las actas del Comité y demás comunicaciones para su publicación
Firmar conjuntamente con el Coordinador las Actas del Comité
Mantener actualizado el libro de actas del Comité y enviar copia al Consejo de Administración y/o a los organismos pertinentes cuando lo requieran
Todas aquellas otras inherentes a la naturaleza de su cargo que le sean asignadas por el Comité.

ARTÍCULO 8. DISPOSICIONES:

Cuando alguno de los miembros del Comité renuncie o sea retirado por inasistencia reiterativa a tres (3) reuniones sin causa justificada; se informara al Consejo de Administración por medio escrito, debidamente firmado por el coordinador y el secretario en un plaz0o no superior a 15 días calendario para efectuar su reemplazo.

Para cada evento programado por el Comité previamente informado al Consejo de la Administración se elaborara una convocatoria general a través de noti-copeinca y una citación individual a los asociados para conocer el compromiso y continuar con la programación del evento.

Los costos de los eventos programados por el Comité podrán ser sufragados por la cooperativa como préstamo al asociado y en un plazo prudente cuando este tenga cupo disponible.

Los costos de los eventos programados para los familiares, beneficiarios e invitados de los asociados deberán ser cancelados ocho (8) días antes del evento para efectos de la realización del mismo.

Cuando un evento programado sea firmado su compromiso por un asociado y este no asista se cobrara su costo, salvo que haya informado por escrito con 48 horas de antelación su inasistencia justificada o por motivos de fuerza mayor imprevista debidamente comprobada por el Comité

El Comité definirá cuales eventos ameritaran la firma del compromiso.

USUARIOS Y BENEFICIARIOS

USUARIOS: Todos los asociados hábiles de la cooperativa pueden ser usuarios de los servicios y beneficios del fondo Social y de Recreación

BENEFICIARIOS: Se consideraran beneficiarios del Fondo Social y de Recreación, las personas no asociadas que cumplan las siguientes características

Ser cónyuge o Compañero (a) Sentimental permanente del asociado (a).
Los hijos de los asociados
Los padres del asociado.
Un hijo hasta los 14 años de edad.
Un (1) nieto hasta los de 14 años, cuando el asociado no tenga más beneficiarios que su cónyuge o compañero(a) sentimental permanente.
Para la fiesta de fin de año, los asociados hábiles podrán por derecho propio llevar un (1) invitado a dicha fiesta.

ARTÍCULO 9. INGRESOS:

Los ingresos del fondo social y de recreación estarán constituidos por:

El porcentaje de los excedentes que para tal fin destine la Asamblea General.
El producto de eventos especiales que se realicen para obtener ingresos para el Fondo.
Los aprovechamientos obtenidos como producto de su propio desarrollo.
Los aportes o contribuciones de los asociados que en forma obligatoria o voluntaria, se establezcan para incrementar este Fondo.
Las donaciones y auxilios que se realicen por personas naturales y/o jurídicas con destino al incremento del Fondo Social.
Las multas por inasistencia a Asamblea General de Asociados.
Los demás recursos económicos que en forma oportuna y necesaria apropien la Asamblea General y el Consejo de Administración con destino a este Fondo.

REGLAMENTO DEL COMITÉ DE SOLIDARIDAD Y VIVIENDA

El Consejo de Administración de la Cooperativa COPEINCA en concordancia con lo establecido en los artículos 144 y 150 de los estatutos de la Cooperativa, acuerda el presente reglamento de funcionamiento del Comité de Solidaridad y Vivienda.

CAPITULO I

INTEGRACIÓN OBJETIVOS Y FUNCIONES DEL COMITÉ

ARTICULO 1. INTEGRACION: El Comité de Solidaridad y Vivienda estará integrado por tres (3) asociados principales y tres (3) suplentes nombrados por el Consejo de Administración por un periodo de dos (2) años

ARTICULO 2. OBJETIVOS: El Comité de Solidaridad y Vivienda tendrá por objeto hacer el diagnóstico de las necesidades de previsión y atención a las situaciones de calamidad o emergencia que deba afrontar el asociado y su grupo familiar y presentar al Consejo las alternativas de solución rápida y eficaz. Además estudiará las solicitudes de crédito presentadas por los asociados para la adquisición y/o mejoramiento de vivienda familiar o para educación formal.

ARTICULO 3. FUNCIONES DEL COMITÉ: Para alcanzar estos objetivos, el Comité de Solidaridad y Vivienda realizara las siguientes funciones

Diagnosticar las necesidades de previsión y seguridad de los asociados y sus familias.
Elaborar y presentar al Consejo de Administración un Plan de Acción anual para responder a las necesidades detectadas.
Elaborar y presentar ante el Consejo de Administración, el proyecto del presupuesto anual de ingresos y egresos del Comité.
Estudiar y analizar las solicitudes de servicios y/o beneficios que le sean presentadas.
Verificar la situación que da lugar a la solicitud
Aprobar, aplazar o rechazar en primera instancia las solicitudes, de acuerdo con las circunstancias.
Comprobar la correcta utilización de los servicios y/o beneficios asignados; y en caso de inconsistencia, informar al Consejo de Administración y a la junta de vigilancia para la aplicación de los correctivos pertinentes.
Promover actividades que tiendan a estrechar lazos de solidaridad y ayuda mutua entre los asociados
Presentar al Consejo de Administración y a la Asamblea General, informe escrito de las actividades realizadas
Las demás funciones inherentes a su razón de ser, que le sean asignadas por la Asamblea General o el Consejo de Administración de la Cooperativa.

CAPITULO II

ARTICULO 4. ESTRUCTURA ORGANICA DEL COMITÉ DE SOLIDARIDAD Y VIVIENDA

El Comité de Solidaridad y Vivienda se instalara por derecho propio una vez recibida la comunicación de designación de sus seis (6) integrantes por parte del Consejo de Administración.
En la reunión de instalación, se designaran democráticamente los tres (3) principales y los tres (3) suplentes numéricos.
El Comité de Solidaridad y Vivienda designara un (1) Coordinador, elegido entre los tres (3) principales, y un (1) secretario, que podrá ser elegido entre todos los integrantes del Comité.

ARTICULO 5. REUNIONES Y CONVOCATORIAS

El Comité se reunirá ordinariamente una (1) vez al mes, y en forma extraordinaria cuando sea necesario o por convocatoria del Consejo de Administración, la Gerencia, la Junta de Vigilancia o el Revisor Fiscal.
El quorum para deliberar y decidir en las reuniones del Comité se conforma con la asistencia de, por lo menos, dos (2) miembros principales.
El Comité puede realizar reuniones virtuales haciendo uso de los recurso de las Tecnologías de información y Comunicaciones (TIC) y sus decisiones tendrán validez igual a las presenciales, una vez se expida el acta respectiva.
El Comité podrá autorizar la participación de otros asociados en sus reuniones, con carácter de invitados u observadores, quienes tendrán voz pero no voto en sus deliberaciones.
Las decisiones del Comité se tomaran con el voto favorable de por los menos dos (2) de los miembros que actúen como principales en la reunión y se dejara constancia en el acta debidamente diligenciada.
Todos los miembros del Comité participantes de una reunión son corresponsables de las decisiones tomadas en ella.
Todo miembro del Comité, que habiendo sido debidamente convocado, faltare a tres (3) reuniones consecutivas sin causa justificada, será considerado como dimitente.

ARTICULO 6. FUNCIONES DEL COORDINADOR DEL COMITÉ:

Son funciones del Coordinador del Comité:

Convocar y presidir las reuniones del Comité.
Elaborar y someter en consideración el orden del día para la reunión.
Presentar al Consejo de Administración, informe periódico de las actividades y proyectos del Comité.
Coordinar las actividades del Comité.
Participar activamente la elaboración del plan de Acción y del presupuesto del Comité.
Firmar conjuntamente con el secretario, las actas y comunicaciones oficiales del Comité.
Hacer seguimiento a las ejecuciones de las decisiones tomadas en el Comité.
Verificar que se cumplan las normas del presente reglamento.
Todas aquellas otras inherentes a la naturaleza de su cargo, que le sean asignadas por el Comité y/o el Consejo de Administración

ARTICULO 7. FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL COMITÉ:

Son funciones del Secretario del Comité:

Responder por el archivo del Comité.
Preparar las actas de las reuniones del Comité observando las normas respectivas.
Mantener actualizado el libro de actas del Comité y enviar copia de las mismas al Consejo de Administración y/o a los organismos y entidades pertinentes cuando sean requeridas.
Elaborar y firmar actas y comunicaciones oficiales del Comité.
Presentar y archivar la correspondencia recibida.
Todas aquellas otras inherentes a la naturaleza de su cargo, que le sean asignadas por el Comité.

CAPITULO III

USUARIOS Y BENEFICIARIOS.

ARTICULO 8. USUARIOS: Todos los asociados hábiles de la cooperativa pueden ser usuarios de los servicios y beneficios del fondo de Solidaridad y Vivienda.

ARTICULO 9. BENEFICIARIOS: Se consideraran beneficiarios del Fondo de Solidaridad y Vivienda, las personas no asociadas que cumplan las siguientes características

Ser cónyuge o Compañero (a) Sentimental permanente del asociado (a).
Los hijos menores de 18 años y los mayores hasta 23 años siempre y cuando se encuentren estudiando en un programa de pre-grado debidamente reconocido por el ICFES o el MEN y dependan económicamente del asociado.
Los hijos con incapacidad física o mental permanente debidamente certificados por un organismo competente reconocido por el estado.
Los padres del asociado, siempre y cuando dependan económicamente del mismo.
Un (1) nieto hasta los de 14 años, cuando el asociado no tenga más beneficiarios que su cónyuge o compañero(a) sentimental permanente.

ARTICULO 10. Para adquirir este derecho, todo asociado está en la obligación de inscribir, en el momento de su vinculación a la Cooperativa, a las personas de su grupo familiar que cumplan los requisitos anteriores y se encuentren bajo su dependencia económica comprobada mediante registro civil, declaración extra-juicio o afiliación a E.P.S. como beneficiario suyo.

ARTICULO 11. El asociado puede acceder a los servicios y beneficios por sus familiares, después de seis (6) meses de haber inscrito en la Cooperativa al respectivo beneficiario.

ARTICULO 12. Es deber del asociado actualizar el registro de sus beneficiarios, cada vez que haya una variación en las condiciones del grupo familiar o dentro de los primeros 90 días de cada año calendario.

ARTICULO 13. Una persona no puede ser inscrita en la cooperativa como beneficiaria de más de un asociado. En caso de ser inscrita más de una vez por dos o más asociados, solo tendrá validez la primera inscripción.

ARTICULO 14. El asociado que no actualice los datos dentro de los plazos establecidos en el presente reglamento, no podrá acceder a los servicios y beneficios por concepto de familiares inscritos extemporáneamente. Para tal fin se debe diligenciar el formato respectivo y anexar los documentos que se soliciten. Documentos enmendados o con huella de adulteración carecen de validez

CAPITULO IV

ARTICULO 15. SERVICIOS Y BENEFICIOS: El Comité de Solidaridad y Vivienda tendrá a su cargo el análisis y aprobación de los servicios créditos educativos y para la adquisición y /o reparación de vivienda; así como los beneficios por calamidad doméstica, incapacidad medica del asociado y por defunción, en los términos de este reglamento.

DEFINICIONES

CALAMIDAD DOMESTICA: Entiéndase por calamidad doméstica, todo hecho imprevisto que provenga de la casualidad o fuerza mayor como: terremotos, inundaciones sismos, inundaciones, incendios, actos terroristas, enfermedades u otros que lesionen directamente al asociado y/o su núcleo familiar y su patrimonio; debidamente calificadas y verificadas por el Comité de Solidaridad y Vivienda de acuerdo con la siguiente clasificación.

Por muerte del asociado o algunos de sus beneficiarios
En caso de tratamientos médicos, cirugías, procedimientos o medicamentos que no tengan cobertura por parte de la EPS a al cual este afiliado o alguno de sus beneficiarios y que constituyan una necesidad urgente para mejorar la salud de los mismos
Por daño total o parcial de la vivienda propia
Por la pérdida total de los bienes muebles o enseres
Por incapacidad medica del asociado superior a 30 días calendario debidamente certificada

El Comité de Solidaridad y Vivienda efectuara una valoración real del daño causado o la necesidad, la cual servirá como referencia al Consejo de Administración para establecer el monto del beneficio a otorgar, el cual debe ajustarse equitativamente a los recursos del Fondo de Solidaridad

ARTICULO 16. MONTO DE LOS BENEFICIOS: BENEFICIOS POR FALLECIMIENTO

En caso de fallecimiento del asociado o cualquiera de los beneficiarios, la cooperativa otorgara un beneficio, con cargo al Fondo de Solidaridad, de acuerdo con los siguientes parámetros:

Por fallecimiento del asociado(a) su cónyuge o compañera(o) sentimental, el beneficio será de cuatro (4) S.M.M.L.V.
Por el fallecimiento de un(a) hijo(a), en calidad de beneficiario debidamente inscrito, el beneficio será de cuatro (4) S.M.M.L.V.
Por el fallecimiento de cada uno de los padres del asociado, en calidad de beneficiario debidamente inscrito, el beneficio será de dos (2) S.M.M.L.V.

Si el asociado no pudiere reclamar directamente el beneficio por fallecimiento de uno de sus beneficiarios, este le será entregado a uno de los beneficiarios que aparezcan inscritos en los registros de la cooperativa, o a su tutor si es menor de edad. Previa presentación de autorización escrita autenticada del asociado titular.

El beneficio por fallecimiento del asociado(a), será entregado a sus beneficiarios en las cuantías o proporciones que el asociado haya establecido.

El beneficio por fallecimiento de los padres del asociado(a), debidamente inscritos será otorgado independientemente del estado civil del asociado(a)

Los documentos soporte para reclamar dicho beneficio son:

Formulario de solicitud de beneficio debidamente diligenciado
Fotocopia del acta de defunción del fallecido(a)
Certificado de la EPS como beneficiario del asociado.

La cooperativa presta, sin costo de arrendamiento, los lotes que posee en el cementerio Jardines del Recuerdo para el servicio de los asociados o sus beneficiarios en caso de fallecimiento. Solo estarán a cargo del asociado(a) o sus beneficiarios los costos de la inhumación y exhumación que cobra el cementerio

Incapacidad medica del asociado de acuerdo con el siguiente parámetro.

La Cooperativa le otorgara un beneficio de ½ S.M.M.L.V por cada periodo de incapacidad medica continuos de 30 días calendario debidamente certificados por la respectiva EPS.

ARTICULO 17. MONTO DE OTROS BENEFICIOS. La cooperativa otorgara al asociado otro tipo de beneficios por calamidad doméstica, previo estudio de cada caso por parte del Comité de Solidaridad y Vivienda, quien efectuara una valoración real del daño causado o la necesidad, la cual servirá como referencia al Consejo de Administración para establecer el monto del beneficio a otorgar, el cual debe ajustarse a los recursos del Fondo de Solidaridad.

ARTICULO 18. Toda solicitud de beneficio debe presentarse 45 días calendario después del evento

ARTICULO 19. Toda solicitud de servicio o beneficio que se formule ante el Comité, deberá presentarse a la secretaría de la Cooperativa por medio del formato que se expida para tal fin totalmente diligenciado y anexando los documentos que se soliciten de acuerdo con el caso.

Aquellas solicitudes que cumplan con los requisitos se radicaran en la secretaría de la Cooperativa y serán trasladadas al Comité de Solidaridad y Vivienda para el estudio y tomas de las decisiones pertinentes.

ARTICULO 20. El Comité de Solidaridad y Vivienda deberá responder a cada solicitud dentro de los 45 días calendario después de la fecha de radicación.

CAPITULO V

REGLAMENTO PARA EL CREDITO DE VIVIENDA

ARTICULO 21 DEFINICIÓN

Se entiende por crédito para vivienda, el dinero que presta la Cooperativa al(a) asociado(a) para dedicarlo exclusivamente a sufragar los costos de adquisición y/o mejoramiento de su única vivienda familiar.

Para atender la prestación de este servicio, la Cooperativa dispone de un fondo de Vivienda, cuya previsión y manejo se lleva a cabo por medio del Comité de Solidaridad y Vivienda, siguiendo las directrices del Consejo de Administración.

ARTICULO 22 OBJETIVO

Posibilitar, en la medida de los recursos del fondo, al asociado(a) de COPEINCA la adquisición y/o mejoramiento de su única vivienda familiar, mediante préstamos a bajo costo y plazo razonable, de manera que le ayude a atender los gastos que esto ocasiona como un aporte efectivo de la Cooperativa al mejoramiento de la calidad de vida del asociado(a) y su familia

ARTICULO 23 REQUISITOS

Para acceder a un crédito por línea de vivienda el (a) asociado(a) debe presentarlos siguientes requisitos:

Tener una antigüedad mínima de un (1) año desde la última vinculación a la Cooperativa.
Diligenciar completamente el formulario que para tal fin dispone la Cooperativa y anexar los siguientes documentos:

Constancia de que el asociado(a) no posee vivienda propia, expedida por la oficina de Registro de Instrumentos Públicos.
Certificado de tradición y libertad del inmueble objeto de la solicitud.
Pro-forma del documento de compra-venta del inmueble a negociar, o del contrato de obra del mejoramiento a realizar con el respectivo presupuesto de materiales.
Declaración extra-juicio de que el inmueble objeto del mejoramiento es dedicado a la vivienda familiar del asociado(a).

Tabulado salarial de los dos (2) últimos meses del asociado y compañero sentimental, o certificación de ingresos actualizados.
Demostrar capacidad de pago mensual, por lo menos de la suma fijada para tal fin por el Consejo de Administración al actualizar la política crediticia.

ARTICULO 24 CONDICIONES DEL CREDITO.

La suma de los montos de un crédito para vivienda con otros prestamos que tenga el asociado(a) con la Cooperativa, no podrá superar el monto máximo establecido para los créditos de libre inversión; se exceptúan para esta suma los créditos de educación y por calamidad doméstica.
Un(a) asociado(a) solo podrá acceder a un nuevo crédito de vivienda, cuando haya transcurrido, por lo menos, la mitad del tiempo pactado para el ultimo préstamo obtenido por esta línea y lo haya cancelado totalmente
Los préstamos de la línea de vivienda deberá ser respaldados por una garantía real (hipoteca), o por dos (2) codeudores con propiedad raíz, debidamente certificada por la oficina de Registro de Instrumentos Públicos.
Al momento del desembolso del préstamo, deberá estar diligenciado el documento valor que constituye garantía real del préstamo.
En caso de constatarse destinación diferente que haya dado el (a) asociado(a) al dinero del préstamo para vivienda, el crédito quedara bajo las condiciones de crédito de libre inversión, sin prejuicio de las sanciones a que haya lugar, de acuerdo con los estatutos y reglamentos establecidos.
El plazo para el tramite interno y la respuesta respectiva a la solicitud de crédito, una vez radicada la documentación, será de treinta (30) días calendario.
Las cuantías máximas, tasas de interés, plazos y otros costos para los créditos de la línea de vivienda será fijados por el Consejo de Administración al actualizar la política crediticia.

CREDITO EDUCATIVO:

ARTICULO 25 DEFINICION

Se entiende por crédito educativo, el dinero que presta la Cooperativa al(a) asociado(a) para dedicarlo exclusivamente a la matrícula del asociado(a) o sus beneficiarios en programas de educación formal en los niveles de preescolar, básica primaria, educación media y superior a nivel de pregrado en los establecimientos debidamente aprobados por el estado.

ARTICULO 26 OBJETIVOS:

Facilitar en la medida de los recursos del fondo de Solidaridad y Vivienda al asociado(a) y sus beneficiarios el mejoramiento de su formación académica mediante préstamos a bajo costo y plazos razonables de manera que ayuden a atender los gastos que esto ocasiona como un aporte efectivo de la Cooperativa al mejoramiento de la calidad de vida del asociado(a) y su familia

ARTICULO 27 REQUISITOS:

Para acceder a un crédito educativo, el asociado (a) debe llenar los siguientes requisitos

Ser usuario o beneficiario de la Cooperativa
Tener una antigüedad mínima de seis (6) meses desde la ultima vinculación a la Cooperativa
Diligenciar el formulario dispuesto para tal fin
Documentos (tabulado de costos de matrícula expedida por el plantel educativo, donde piensa realizar los estudios.

CALAMIDAD DOMESTICA

ARTICULO 28 DEFINICIÓN

Entiéndase por calamidad doméstica (artículo 15 de este reglamento) todo hecho imprevisto que provenga de la casualidad o fuerza mayor como: terremotos, inundaciones sismos, inundaciones, incendios, actos terroristas, enfermedades u otros que lesionen directamente al asociado y/o su núcleo familiar y su patrimonio; debidamente calificadas y verificadas por el Comité de Solidaridad y Vivienda.

Se entiende por crédito por calamidad doméstica, el dinero que presta la Cooperativa al asociado(a) para dedicarlo exclusivamente que demande la atención de un evento familiar catalogado como calamidad domestica (artículo 15).

ARTICULO 29 OBJETIVO

Coadyuvar, en la medida de los recursos del fondo, al asociado(a) en la atención de los gastos que requiera para mejorar su situación de calamidad domestica mediante préstamos a bajo costo y plazo razonable; como un aporte efectivo de la Cooperativa para aliviar solidariamente la situación calamitosa.

ARTICULO 30 REQUISITOS

Para acceder al crédito por calamidad doméstica se debe cumplir con los siguientes requisitos

Ser asociado de la Cooperativa en plenitud de derechos
Diligenciar el formulario para tal fin.
Comprobar por medio de documentos, fotos o pruebas testimoniales y/o verificación de la cooperativa enviando una delegación o socio para tal fin
Presentar un deudor solidario

CAPITULO VI

REQUISITOS PARA LA PRESTACION DE SERVICIOS Y/O BENEFICIOS

ARTICULO 31. Toda solicitud de servicios o beneficios que se formule al Comité de Solidaridad y Vivienda deberá presentarse a la secretaría de la Cooperativa por medio de un formato que se expedirá para tal fin, totalmente diligenciado de acuerdo con lo establecido en este reglamente

Las solicitudes que cumplan con los requisitos se radicaran en la secretaria y serán trasladados al Comité de Solidaridad y Vivienda de forma inmediata para el estudio y toma de las decisiones pertinentes.

Los documentos que soportan una solicitud no deben antigüedad superior a cuarenta y cinco (45) días calendario.

CAPITULO VII

RECURSOS DEL FONDO

ARTICULO 32. Las erogaciones que demanden los servicios y beneficios que maneja el fondo de Solidaridad y Vivienda se harán con cargo al fondo de Solidaridad y Vivienda de la Cooperativa.

ARTICULO 33. Los ingresos del fondo de Solidaridad y Vivienda estarán constituidos por:

Participación anual de los excedentes asignados por la Asamblea General de la Cooperativa.
Los aportes sociales específicos al fondo de Solidaridad y Vivienda que hace el asociado establecido por la Asamblea General de la Cooperativa.
Rendimientos financieros que producen los servicios prestados por el fondo de Solidaridad y Vivienda de acuerdo con la participación establecida por el Consejo de Administración.
Ingresos obtenidos por actividades o servicios realizados a beneficio del fondo.
Legados, donaciones o contribuciones que se obtengan de personas naturales o jurídicas.

CAPITULO VIII

DISPOSICIONES FINALES

ARTICULO 34. Ante la renuncia o remoción de alguno de los miembros del Comité de Solidaridad y Vivienda, el Consejo de Administración deberá hacer el nombramiento del reemplazo respectivo dentro de un término de dos (2) meses.

El Comité de Solidaridad y Vivienda se reserva el derecho de vigilar el correcto destino de los auxilios y servicios prestados y está facultado para efectuar las inspecciones, exigir documentos o solicitar informes pertinentes.

La presentación de documentos falsos para la consecución de auxilios, servicios y beneficios de los fondos de Solidaridad y Vivienda, será causal de mala conducta del (a) asociado(a), y el caso será estudiado por el Consejo de Administración y la Junta de Vigilancia para definir sobre la sanción que haya lugar, de acuerdo con los estatutos de la Cooperativa y las normas legales, con garantía del derecho al debido proceso.

REGLAMENTO DEL COMITÉ DE EVALUACIÓN DE CARTERA

El Consejo de Administración de la Cooperativa Multiactiva de Profesores y Empleados del Instituto Técnico Industrial Antonio José Camacho de Cali “COPEINCA” en uso de sus atribuciones legales conferidas por el artículo 119 de los Estatutos y el capítulo II numeral 2.4.1 de la Circular Básica Contable y Financiera emitida por la Superintendencia de la Economía Solidaria y

CONSIDERANDO

Que corresponde al Consejo de Administración constituir y reglamentar los diferentes comités de la Cooperativa.
Que de conformidad con la Circular Básica Contable y Financiera No. 004 de 2008 y las circulares externas Nos. 001 y 004 de 2009 y 003 de 2013, emitidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, es necesaria la implementación de medidas que permitan el conocimiento pleno de los deudores y codeudores de la Cooperativa, su capacidad de pago, solvencia, garantías, entre otras, siendo deber del Consejo de Administración y del Representante Legal supervisar cuidadosamente sus evaluaciones.
Que por lo anterior se hace necesario la conformación del Comité de Evaluación de Cartera de Créditos y la fijación de sus funciones, por lo tanto:

RESUELVE

Establecer el reglamento por el cual se regirán los miembros del Comité de Evaluación de Cartera de Créditos.

CAPITULO I

CONFORMACION, INSTALACION, PERIODO

ARTICULO 1º.- DEFINICION

El Comité de Evaluación de Cartera es un órgano permanente de carácter técnico, especializado y auxiliar del Consejo de Administración y la Gerencia, en lo concerniente al análisis permanente de la exposición al Riesgo, en lo que tiene que ver con el Riesgo del Crédito.

Es un instrumento de administración importante, porque durante el proceso y recuperación de los créditos existe el llamado Riesgo de Crédito, que consiste en la posibilidad de que la Cooperativa incurra en pérdidas y se disminuya el valor de sus activos, como consecuencia de que los deudores fallen en el cumplimiento de sus pagos o cumplan imperfectamente los términos acordados en los contratos de crédito.

ARTICULO 2º.- OBJETIVOS

Analizar, diseñar, aplicar y evaluar las normas y procedimientos administrativos y legales que permitan alcanzar la productividad necesaria en la recuperación y rotación de los recursos económicos de la Cooperativa entregados a los asociados en forma de crédito.
Identificar el riesgo de los créditos que pueda desmejorar su capacidad de pago, solvencia o calidad de las garantías que los respaldan por efecto del cambio en las condiciones iniciales presentadas al momento del otorgamiento del crédito.
Determinar la suficiencia en el nivel de cubrimiento de las provisiones de la Cooperativa.
Evaluar la información financiera y crediticia de los asociados deudores y codeudores de la Cooperativa, de acuerdo con los parámetros establecidos por las entidades de vigilancia y control o los que designe la Cooperativa para el efecto.

ARTICULO 3º.- INTEGRANTES

El Comité de Evaluación de la Cartera de Crédito estará conformado por cinco (5) miembros, quienes podrán ser directivos, funcionarios o asociados que tengan conocimientos técnicos sobre la materia y no sean miembros del comité de crédito, para un período igual al del Consejo de Administración, pudiendo ser removidos o reemplazados en cualquier momento.

Las personas responsables de esta labor serán designadas por el Consejo de Administración, quien verificará que cumplan las condiciones de idoneidad personal y/o profesional y que sean éticamente responsables.

ARTICULO 4º.- INSTALACION

El Comité de Evaluación de la Cartera de Créditos será instalado por el Consejo de Administración. Cuando los integrantes de este Comité lleguen a el por primera vez se les dará inducción sobre la reglamentación de la Cooperativa en cuanto al servicio de crédito y de los requisitos legales vigentes.

ARTICULO 5º:- PERIODO

Los miembros del Comité de Evaluación de la Cartera de Créditos serán nombrados para el mismo período de vigencia del Consejo de Administración, es decir hasta dos (2) años y podrán reelegirse por períodos consecutivos, también podrán ser removidos, retirados o reemplazados en los casos que contempla este reglamento.

CAPITULO II

DE LOS DIRECTIVOS Y LA ORGANIZACIÓN

ARTICULO 6º.- REQUISITOS PARA SER MIEMBRO DEL COMITÉ DE EVALUACION DE LA CARTERA DE CREDITOS

1.- Conocer la legislación de la Cooperativa (estatutos y normas que la rigen) y recibir actualizaciones con respecto a la reglamentación del sector cooperativo.

2.- Conocer los reglamentos de crédito de la Cooperativa.

3.- Ser miembro activo de la Cooperativa, utilizar los servicios y conocer los productos y servicios y los requisitos para su utilización.

4.- Demostrar alto grado de pertenencia hacia la Cooperativa.

5.- Actuar con imparcialidad frente a los estudios que le sean asignados.

ARTICULO 7º.- DEBERES DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ

Conocer las disposiciones de los estatutos, reglamentos internos y acuerdos de COPEINCA.
Cumplir fielmente las obligaciones que se deriven de su participación en el Comité de Evaluación de Cartera.
Propender por el beneficio de la Cooperativa y el reglamento que la rige por parte de los entes de vigilancia y control.
Comportarse con espíritu solidario en las relaciones con COPEINCA y sus asociados.

ARTICULO 8º.- ORGANIZACIÓN

En este Comité se nombra un Presidente y un Secretario, el primero será quien programe las reuniones y coordine los temas de discusión o revisión, de acuerdo con los requerimientos de la Cooperativa y la normatividad vigente, el Secretario mantendrá las actas y archivos de los documentos que sea necesario emitir por parte de este Comité con dirección al Consejo de Administración.

ARTICULO 9º.- PERDIDA DE LA CALIDAD DE MIEMBRO DEL COMITÉ

La calidad de miembro del Comité de Evaluación de Cartera se pierde por:

Retiro voluntario
Suspensión de los derechos de asociado de la Cooperativa por causas estatutarias
Retiro voluntario como asociado de la Cooperativa
Ser declarado dimitente, por falta a tres reuniones consecutivas sin justa causa
Fallecimiento
Deshonestidad comprobada en el cargo.

ARTICULO 10º.- NOMBRAMIENTO DE REEMPLAZOS

En cualquier caso de retiro de un miembro del Comité de Evaluación de Cartera, el Consejo de Administración nombrará su reemplazo de terna presentada por el Presidente del Consejo, conservando la representación de la dependencia a la que pertenecía quién se haya retirado, y formará parte del Comité de Evaluación de Cartera por el tiempo que quede para la terminación del período.

PARAGRAFO.- El Presidente del Comité de Evaluación de Cartera informará al Consejo de Administración sobre los retiros causados al interior del Comité.

CAPITULO III

DE LAS FUNCIONES

ARTICULO 11º.- FUNCIONES DEL COMITÉ

Elaborar su propio reglamento interno de funcionamiento.
Evaluar permanentemente el riesgo de la cartera de créditos, de conformidad con los criterios señalados en las circulares y/o resoluciones emitidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria.
Analizar y verificar la actualización de la calificación de los créditos por nivel de riesgo.
Establecer prioridades para hacer el seguimiento de la cartera de créditos.
Verificar que los deudores cumplan o estén cumpliendo las condiciones pactadas para la atención de la respectiva obligación.
Verificar la constitución de las garantías y evaluar la idoneidad de las mismas y el cumplimento de los requisitos de orden jurídico.
Verificar la existencia física de los títulos valores que respalden las obligaciones a cargo de los asociados y las medidas de seguridad para su adecuada conservación.
Verificar las acciones de cobro y el estado de los procesos en la cobranza judicial.
Presentar informes al Consejo de Administración con los resultados de las evaluaciones de la cartera de crédito.
Conservar el archivo de los documentos relacionados con las evaluaciones realizadas.
Facilitar a los organismos competentes la información relacionada con la evaluación e informes sobre la cartera de crédito.
Verificar y/o determinar la suficiencia en el nivel de cumplimiento de las provisiones de la Cooperativa.
Las demás que le sean asignadas por el Consejo de Administración inherentes a la misión del Comité.

ARTICULO 12º.- RESPONSABILIDADES

EL Comité de Evaluación de Cartera tiene las siguientes responsabilidades principales:

Velar porque se cumplan en forma oportuna, eficiente y total las instrucciones impartidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria con respecto a la evaluación y control del riesgo crediticio y sobre la adopción de políticas para las operaciones activas del crédito.
Comprobar que dentro de los reglamentos y procedimientos internos se tomen en cuenta y se apliquen los principios y criterios mínimos para el otorgamiento de créditos e idoneidad de las garantías, establecidos por las entidades de vigilancia y control.
Emitir pronunciamientos, informes, conceptos, observaciones y recomendaciones por escrito en forma oportuna y debidamente justificados legal y técnicamente al Consejo de Administración y a la Gerencia de la Cooperativa, sobre todo cuando corresponde al cumplimiento de sus funciones y verificar las decisiones que con base en ellos sean adoptadas.
Mantener una constante relación, comunicación e información con los órganos de administración, control y vigilancia, para facilitar el logro de resultados positivos y la adopción de las medidas que correspondan a cada uno de estos, dentro de la órbita de sus atribuciones y responsabilidades.
Constatar que se efectúe cada mes la calificación de la cartera, provisiones y la disponibilidad de la información de que trata la circular básica anteriormente mencionada.

PARAGRAFO.- Es deber del Consejo de Administración y del Gerente, supervisar cuidadosamente las evaluaciones.

CAPITULO IV

METODOLOGIA

El Comité de Evaluación de Cartera de Créditos evaluará la cartera de acuerdo con los parámetros establecidos por las entidades de vigilancia y control estatales y/o de la misma Cooperativa, así:

Serán objeto de evaluación los créditos cuya sumatoria de los saldos insolutos de todos los préstamos otorgados a un mismo asociado excedan los 20 SMMLV y/o el monto determinado por la Superintendencia de la Economía Solidaria o quien haga sus veces, excluyendo la cartera calificada en A.
Créditos que incurran en mora de más de 30 días después de ser reestructurados.
El Comité podrá evaluar los créditos que considere que han desmejorado su capacidad de pago, solvencia o calidad de las garantías que los respaldan por efecto del cambio en las condiciones iniciales presentadas al momento del otorgamiento.

PARAGRAFO.- Cuando los créditos en mora hayan sido trasladados a cobro jurídico, el Comité verificará las acciones de cobro y el estado de los procesos en la cobranza judicial.

LA JUNTA DE VIGILANCIA DE LA COOPERATIVA MULTIACTIVA DE PROFESORES Y EMPLEADOS DEL INSTITUTO TECNICO INDUSTRIAL ANTONIO JOSE CAMACHO DE CALI LTDA. SIGLA: “COPEINCA"

En uso de sus atribuciones otorgadas por la Ley y el Estatuto,

CONSIDERANDO

Que es de su competencia aprobar el reglamento interno que debe servir como instrumento de la Junta de Vigilancia para regular sus funcionamiento y las relaciones con los asociados y organismos de la entidad, la de los miembros de la Junta de Vigilancia, así como las de ocurrencia común con otras personas y entidades.

Que es necesario establecer normas y procedimientos que regulen la actividad de la Junta de Vigilancia como órgano de control social y la de sus integrantes, con el fin de facilitar el cumplimiento de sus funciones bajo parámetros de organización, coordinación, control, y evolución constante, así como para contribuir al desarrollo de una gestión administrativa transparente, eficiente, eficaz y participativa.

Que forma parte de la cultura organizacional de la cooperativa la definición, difusión y aplicación de todos los elementos que contribuyan al fortalecer la identidad institucional, la seguridad y buena imagen ante los asociados y la comunidad.

R E S U E L V E

CAPITULO I

Aprobación, obligatoriedad y vigencia del reglamento.

ARTICULO 1. Acuerdo de aprobación, obligatoriedad y vigencia del reglamento.

Aprobar por acuerdo unánime de los miembros principales de la Junta de Vigilancia, contando con la presencia de los miembros suplentes de la misma, el Reglamento Interno de la Junta de Vigilancia que está contenida en los artículos siguientes, como conjunto de normas y procedimientos que han de servir para regular las actividades de este órgano de control social, las relaciones entre sus miembros y la que debe mantener con otros órganos de la cooperativa, con los asociados, directivos y público en general . El reglamento entra a regir desde la fecha de aprobación.

ARTICULO 2. CONFORMACION DE LA JUNTA DE VIGILANCIA

De conformidad con el Artículo 117 de los Estatutos de la Cooperativa, COPEINCA tendrá una Junta de Vigilancia integrada por dos (02) miembros principales con sus respectivos suplentes personales escogidos entre los asociados hábiles elegidos por la Asamblea General para un periodo de dos (02) años, sin perjuicio de poder ser reelegido o removido libremente por la Asamblea a quien responderá por el cumplimiento de sus deberes dentro de los límites de las leyes y de los presentes Estatutos.

Los asociados que resulten electos como miembros de la Junta de Vigilancia no podrán ser simultáneamente miembros Concejo de Administración, del Comité de Crédito.

La designación de los dignatarios Junta de Vigilancia: Presidente, Vice-Presidente y Secretario, corresponderá respectivamente, en su orden, al resultado obtenido en la votación para su elección en la asamblea general.

CAPITULO II

INSTALACIÓN – FUNCIONES –ASPECTOS DE CONTROL - DIMISIÓN

ARTICULO 3. SESION DE INSTALACION

La Junta de Vigilancia sesionará ordinariamente una vez al mes y extraordinariamente cuando estime conveniente o necesario y por derecho propio, a solicitud del Consejo de Administración, del Gerente, del Revisor Fiscal y de los asociados. En la sesión de instalación la Junta de Vigilancia, se procederá así:

Formalizar la posesión, dejando constancia en el acta.
Revisar la documentación pertinente como fuente de información.
Elaborar un plan de trabajo.

ARTICULO 4. FUNCIONES DE LA JUNTA DE VIGILANCIA DE CONTROL SOCIAL

Son funciones de la Junta de Vigilancia:

1. Velar porque los actos de los órganos de la administración se ajusten a las prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias en especial a los principios Cooperativos.

2. Informar a los órganos de Administración, al Revisor Fiscal y a la Superintendencia de la Economía Solidaria sobre las irregularidades que existan en el funcionamiento de la Cooperativa y presentar recomendaciones sobre las medidas que en su concepto deben anotar.

3. Conocer los reclamos que presenten los asociados en relación con la prestación de los servicios, trasmitirlos y solicitar los correctivos por el conducto regular y con la debida oportunidad.

4. Hacer llamadas de atención a los asociados cuando haya lugar a ello y velar porque el órgano competente se ajuste al procedimiento para el efecto.

5. Solicitar la aplicación de sanciones a los asociados cuando incumplan los deberes consagrados en la Ley, los estatutos y reglamentos.

6. Verificar la lista de los asociados hábiles e inhábiles para poder participar en las Asambleas o para elegir delegados.

7. Rendir informes sobre sus actividades a la Asamblea General Ordinaria.

8. Expedir su propio reglamento.

9. Elaborar el libro de actas de sus reuniones y rendir los informes que requieran los organismos del Estado.

10. Ejercer las demás funciones que le corresponden de conformidad con las normas legales, reglamentarias siempre y cuando se refieran a la Junta de Vigilancia.

ARTICULO 5. FUNCIONES DEL PRESIDENTE

Serán funciones del Presidente De la Junta de Vigilancia:

Convocar, presidir y ordenar las sesiones de la Junta de Vigilancia.
Cumplir y hacer cumplir el reglamento
Hacer que los integrantes concurran puntuales y asiduamente a las reuniones y vigilar con el concurso del Secretario, el registro que se lleve para comprobar la asistencia.
Dirigir el debate interno de las sesiones de la Junta de Vigilancia e impedir que se aparten de los temas objeto de las mismas y orientarlas con discreción y ecuanimidad.
Requerir a los comités y comisiones designadas para que presenten los informes de las tareas que se les haya encomendado.
Suscribir junto con el secretario las actas de las reuniones.
En general, ejercer las demás atribuciones que les asigne La Junta de Vigilancia o los reglamentos.

ARTICULO 6. FUNCIONES DEL VICEPRESIDENTE

Serán funciones del Vicepresidente De la Junta de Vigilancia:

Las mismas del presidente en ausencia de este.

ARTICULO 7. FUNCIONES DEL SECRETARIO

Serán funciones del Secretario De la Junta de Vigilancia:

Tramitar la convocatoria a reuniones y efectuar las citaciones a que haya lugar
Elaborar oportunamente las actas de las reuniones.
Suscribir junto con el presidente las actas de las reuniones.
Responsabilizarse de la preparación o recepción de las proposiciones, proyectos, correspondencia y considerados por La Junta de Vigilancia.
Enviar al organismo correspondiente los informes, actas y documentos que sean pertinentes.
Colaborar con el Presidente en la elaboración de la correspondencia que deba ser firmada por este último como consecuencia de las labores del Comité.
Las demás que le asigne la Junta de Vigilancia.

ARTICULO 8. ASPECTOS DE CONTROL SOCIAL

La Junta de Vigilancia, deberá desarrollar sus funciones de control sobre los siguientes aspectos:

Objetivo General del COPEINCA: Lo cual se realizará asegurando que los deseos plasmados en los Estatutos de COPEINCA, sean respetados, realizados y desarrollados por los órganos de decisión y ejecución, conduciendo al mejoramiento de las condiciones sociales, económicas y culturales de cada Asociado y de su núcleo familiar.

Actividades del COPEINCA: Velando porque los programas y demás actividades que ofrezca y desarrolle la cooperativa, correspondan a atender necesidades reales de sus asociados.
Pertinencia de los Servicios del COPEINCA: asegurando que todos los servicios que ofrece la cooperativa a sus Asociados sean oportunos, accesibles, de costo razonable, con información adecuada, procedimientos claros, normas precisas y evaluaciones periódicas.
Estructura y Participación: garantizando que:
Los derechos de ingreso y retiro se ejerzan adecuadamente.
Las Asambleas se realicen dentro de los términos y con la periodicidad legal.
El derecho y los procedimientos de elección permitan la participación real y libre de los Asociados y la preservación de la democracia.
Los órganos establecidos funcionen oportunamente y eficazmente, que actúen dentro del marco de sus propias atribuciones y que sus decisiones corresponda al interés de los Asociados de la cooperativa
Se produzcan los reglamentos internos necesarios en armonía con la Ley y el Estatuto.

ARTICULO 9. DECISIONES

Las decisiones de la Junta de Vigilancia, deben ser aprobadas por unanimidad y deben dejar constancia en el libro de actas sobre el resultado de las mismas.

PARAGRAFO: Para efectos de la distribución del trabajo, un miembro puede delegar en los otros el desarrollo de las tareas específicas para luego discutirlas en forma conjunta.

ARTICULO 10. PERDIDA DE LA CALIDAD DE MIEMBRO DE LA JUNTA DE VIGILANCIA.

El miembro de la Junta de Vigilancia pierde tal calidad por una de las siguientes Causas:

Dejación voluntaria del cargo, mediante comunicación escrita dirigida a los demás miembros de ella con copias para el consejo de Administración y la Gerencia.

Acumulación de faltas injustificadas de asistencia a tres (3) reuniones ordinarias o extraordinarias continuas, en cuyo caso se dejará constancia expresa en el acta de Junta de Vigilancia y se notificará por escrito al afectad, al suplente personal para que asuma el cargo en propiedad y se informará al consejo de Administración sobre el hecho.

Por incurrir en cualquiera de las causales establecidas en los estatutos para la perdida de la calidad de asociado hábil.

CAPITULO III

REUNIONES – CITACIONES - INVITADOS - ACTAS – INFORMES – ASPECTOS DE CONTROL

ARTICULO 11. REUNIONES DE LA JUNTA DE VIGILANCIA

La Junta de Vigilancia, sesionará ordinariamente, una vez al mes y extraordinariamente, cuando las circunstancias lo ameriten, de acuerdo con el reglamento que para el efecto expidan, sin perjuicio de los órganos de control del estado y la revisoría fiscal.

A las reuniones ordinarias o extraordinarias de la Junta de Vigilancia, se podrá invitar al Presidente Concejo de Administración, Gerente del Fondo, Revisor Fiscal, Contador y Asociados cuando sea el caso o se considere necesario. Los invitados sólo tendrán derecho a voz.

Las reuniones de la Junta de vigilancia se podrán realizar de forma virtual, en todo caso se deberá dejar constancia el día y la hora de la reunión.

ARTICULO 12. CITACIONES PARA REUNION DE LA JUNTA DE VIGILANCIA

Las citaciones para convocar a reuniones De la Junta de Vigilancia, las hará el Presidente del Comité así: las ordinarias con tres (3) días de anticipación y las extraordinarias con un (1) día de anticipación, señalando la fecha, hora y el sitio de la reunión y el orden del día. A las reuniones se convocará a los suplentes, quienes asistirán con derecho a voz, pero sin derecho a voto, mientras estén presentes los miembros principales.

PARAGRAFO 1. Tanto las citaciones para las reuniones ordinarias como extraordinarias, se deberán hacer en forma escrita, pudiéndose comunicar en forma verbal o por vía telefónica.

PARAGRAFO 2 Las reuniones extraordinarias, se limitarán exclusivamente, a los temas para los cuales se hizo la convocatoria.

ARTICULO 13. QUORUM

El quórum lo formarán uno o los dos miembros principales y/o los suplentes que actúen como tales en ausencia de los principales. Las decisiones se tomarán por mayoría absoluta o por unanimidad. Cuando sólo asistan dos (2) de sus miembros, será por unanimidad. La inasistencia de un miembro principal, la suplirá un suplente numérico, quien actuará con voz y voto.

ARTICULO 14. ACTAS: CONSTANCIA DE ACTUACIONES, INFORMES Y PRONUNCIAMIENTOS.

De lo actuado debe quedar registro escrito en acta debidamente elaborada y aprobada por los miembros principales y suscritos por el Presidente y el Secretario, constituyéndose así en documento probatorio de lo que consta en ella. Las actas deben llevarse en libros registrado por el órgano competente, conservando y manteniendo bajo condiciones adecuadas de protección y seguridad dentro de las instalaciones físicas de la cooperativa.

Los pronunciamientos e informes De la Junta de Vigilancia, deben darse siempre por escrito y firmados por sus miembros principales para que tenga validez. De estos debe llevarse un archivo en forma ordenada y conservados en condiciones de seguridad en las instalaciones de la cooperativa.

PARÁGRAFO: Ninguna decisión de la Junta de Vigilancia tendrá validez, mientras no conste en acta elaborada en los términos descritos.

Anualmente a la Asamblea General Ordinaria se presentara un informe detallado de las principales actividades cumplidas, el funcionamiento y cumplimiento de los deberes por parte de los organismos administrativos, la participación de los asociados, la marcha general de los servicios, la habilidad de los asociados y las recomendaciones que a su juicio resulten convenientes para el buen funcionamiento y estabilidad de la cooperativa.

ARTICULO 15. SOLICITUDES DE INFORMES

La Junta de Vigilancia podrá solicitar informes a la Concejo de Administración, al Gerente, Revisor Fiscal y al Contador, siempre y cuando se haga por escrito y sobre aspectos específicos que se relacionen con la vigilancia y el control social interno.

CAPITULO III

DISPOSICIONES FINALES.

ARTICULO 16. RESPONSABILIDADES

Los miembros de la Junta de Vigilancia, responderán personal y solidariamente por el incumplimiento de las obligaciones que les imponen la ley y el estatuto.

El ejercicio de las funciones asignadas por la ley a este órgano se referirá únicamente al control social, y no deberá desarrollarse sobre materias que corresponda a las de competencias de los órganos de administración.

ARTICULO 17. OBSERVACIONES

La Junta de Vigilancia debe informar a la instancia pertinente: Concejo de Administración, Revisor Fiscal, Asamblea General de Asociados o de Delegados y si es del caso a la Superintendencia de la Economía Solidaria, sobre las irregularidades observadas o registradas en el funcionamiento de la cooperativa y podrá amonestar al órgano correspondiente por el incumplimiento de sus observaciones y dejar constancia en las actas para el informe a la Asamblea General.

ARTICULO 18. COORDINACION.

La Junta de Vigilancia, mediante solicitud al Gerente, podrá proceder a la verificación de datos y documentos de la cooperativa que reposen en la sede de COPEINCA, diligencia de la cual se levantará un acta.

ARTICULO 19. REFORMAS

Este reglamento podrá ser modificado parcial o totalmente, ajustado a la Ley y al Estatuto de COPEINCA, por decisión unánime de los miembros principales de la Junta de Vigilancia.

Este reglamento fue aprobado en la reunión De la Junta de Vigilancia, celebrada en la ciudad de Santiago de Cali, el día 12 del mes de septiembre 2015.

Gustavo Perea Perea Mónica Albornoz Murillo

Presidente Vicepresidente

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